Im Folgenden wird der digitale Prozess zur Aufnahme von ukrainischen Kindern an den Schulen im Landkreis Deggendorf beschrieben.

Aufnahme-Formular

Unter dem folgenden Link findet sich das elektronische Formular:

Microsoft Forms

Hinweise zur Benutzung

1. Es empfiehlt sich, das Formular von den Erziehungsberechtigten direkt ausfüllen zu lassen. Dazu sind verschiedene Szenarien denkbar, die von Schule zu Schule unterschiedlich sinnvoll bzw. praktikabel sein können:
   1. Link (z.B. per QR-Code) an die Eltern, die ihr Kind im Sekretariat anmelden wollen. Diese füllen das Formular am Smartphone dann aus.
   2. Es wird ein gesonderter Rechner zur Verfügung gestellt, an dem die Eltern ihr Kind in Präsenz an der Schule durch Ausfüllen des Formulars anmelden können.
   3. Angehörige der Verwaltung füllen das Formular in Gegenwart der Eltern/eines Erziehungsberechtigten aus.
2. Am Ende des Formulars wird die Verwaltungsemail-Adresse der jeweilig aufnehmenden Schule eingetragen! An diese Adresse wird nach dem Anklicken des Absenden-Schalters automatisch und sofort ein docx-Dokument mit allen Angaben gesendet, das dann die anwesenden Erziehungsberechtigten unterschrieben müssen.
3. Dieses Dokument fungiert dann als rechtsverbindlicher Nachweis der Aufnahme.

Hinweise zum Datenschutz

Das gesamte Verfahren wird über die beiden Komponenten von Microsoaft365 Forms und OneDrive abgewickelt. Beide Softwareangebote werden auf Servern in der EU bzw. Deutschland betrieben und unterliegen damit der DSGVO.

Anders als noch vor wenigen Jahren sind alle beteiligten Services in diesem Prozess, respektive MS Forms und MS OneDrive, alle in Deutschland beziehungsweise der EU gehostet. MS selbst verfügt über alle relevanten Zertifizierungen u.a. des BSI und hält sich aufgrund des Serverstandorts auch an die hier geltenden Bestimmungen, wie die DSGVO. Zum Prozess selbst lässt sich sagen, dass die erhobenen Formulardaten in einer passwortverschlüsselten Datei auf dem OneDrive gespeichert werden. Jede Antwort wird automatisiert in ein Formular übertragen und per verschlüsselter Email an den Ausfüller und die jeweilige eingetragene Schuladresse gesendet. Die erhobenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert, die mit 256bit nach dem höchsten Industriestandard verschlüsselt ist. Zugang hat nur ein extrem eingeschränkter Personenkreis.

Weiterführende Links:

https://datenschutz-schule.info/2018/10/06/office-365-und-der-vertrag-zur-auftragsverarbeitung/

Links zu den Serverstandorten der Services von Microsoft 365:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations?view=o365-worldwide#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypc